Hac, Müminin hayatının en önemli miladıdır. Takvayı kuşanma ve ömür boyu Allah’ı anma şuuruyla yaşama gibi çok büyük manevi kazanım imkânları sunan bu kutlu yolculuk, Müminin, hem kendi iç dünyasına, hem Mümin kardeşlerine ve hem de tarihe doğru gerçekleştirdiği bir seferdir. Hiç şüphesiz ki Diyanet İşleri Başkanlığı’nın hac ve umre organizasyonu, yurt dışında devletimizin gerçekleştirdiği en büyük organizasyonların başında gelmektedir. Dolayısıyla bu organizasyonlarda çok ciddi anlamda ilgili birimler ile koordinasyonun sağlanması önem arz etmektedir. Kafile Başkanları hac ve umre organizasyonunun koordinasyonunda önemli bir görev üstlenmektedirler. Bu kutlu yolculukta Kafile Başkanları, kafileye dair bütün iş ve işlemlerin yürütülmesi, kafilenin Türkiye’ye dönünceye kadar her türlü problemlerinin ilgili birimler aracılığıyla çözülmesinde en kilit görevlerden bir tanesini icra etmektedirler. Bu anlamda Kafile Başkanları hac ve umre ibadetinin her safhasında etkin görev almaktadırlar. Aşağıda Kafile Başkanlarının bu kutlu yolculuktaki görevleri ifade edilmiştir.
Başkanlık Veya Acentada Görevlendirilen Kafile Başkanının Görevleri Şunlardır:
-Yolculuk öncesi kafilesindeki hac yolcularına yönelik tanışma ve bilgilendirme toplantıları düzenlemek, yolculara hac ibadeti ve diğer dini konular hakkında bilgiler vermek ve bu toplantılara kafile görevlilerinin de katılımını sağlamak,
-Yolculuk öncesi kafile görevlileri ile toplantı yaparak seyahat hakkında gerekli bilgi ve talimatları vermek,
-İl müftülüğü veya acenta yetkilisi ile işbirliği içerisinde yolcuların düzenli bir şekilde seyahatlerini sağlamak,
-Yolcuların yurt dışı çıkış harçlarını yatırmalarını sağlamak,
-Havalimanı giriş ve çıkışlarındaki işlemlerin düzenli ve eksiksiz yürütülmesini sağlamak,
-Hac seyahatinin başlangıcından sonuna kadar; fetva, eğitim ve irşat hizmetlerinin hac yolcuları eğitim programına göre yürütülmesini sağlamak,
-Hac ibadetinde fetva birlikteliğini temin için Başkanlık yayınlarını, Din İşleri Yüksek Kurulu karar ve mütalaalarını esas almak ve gerektiğinde fetva ve irşat ekibine müracaat etmek,
-Fetva ve irşat ekibi ile irtibata geçerek Mekke ve Medine’de en az birer defa kafilesine irşat programı düzenlenmesini sağlamak, irşat programı ile ilgili gerekli tedbirleri almak,
-Namazların Harem’de kılınmasını teşvik etmek, gidemeyecek durumda olanlar için ise cemaatle kılınması yönünde tedbirler almak,
-Seyahat esnasında kafilesindeki otobüslerin birbirlerinden kopmadan düzenli bir şekilde seyretmelerini sağlamak, --Yolcuların yerleşim planlarına göre Mekke ve Medine'deki bina ve oteller ile Arafat’ta ve gerektiğinde Mina’da çadırlara yerleştirilmesini sağlamak,
-Arafat irşat programı dışında Arafat’ta kalınan süreyi; yolcuların, ibadetle değerlendirmelerini sağlamak,
-Mekke ve Medine'de yolcuları odalarında ziyaret etmek ve yakından ilgilenmek,
-Bölge veya acentalar sorumluluğuna koordinasyon ve iskan ekip başkanlığının belirlediği periyotlarla uğrayarak kafile takip defterini doldurmak,
-Hac İdare Merkezi, koordinasyon ve iskân ekip başkanlığı ve acentalar sorumluluğunca verilen talimatları görevlilere ulaştırmak, eksiksiz yerine getirilmesini sağlamak,
-Yolcuların hac menasikini eksiksiz yapmalarını sağlamak,
-Din görevlilerinin Hac İbadeti Beyan Formunu eksiksiz doldurmalarını ve yolculara imzalatmalarını takip etmek,
-Kafile ziyaret programına iştirak ederek ziyaret yerleriyle ilgili gerekli bilgileri vermek,
-Meşair intikallerini amirlerinin talimatları doğrultusunda gerçekleştirmek,
-Yolcuların kaybolması halinde bölge sorumluluğuna bilgi vermek ve bulunmaları için gerekeni yapmak,
-Hastalanan yolcuların tedavileri ile ilgili iş ve işlemleri sağlamak,
-Yerel hastanelerde yatan yolcularla ilgili işlemleri takip etmek üzere durumu ilgili ekiplere bildirmek ve süreci takip etmek,
-Kafilesindeki hasta yolculardan Arafat’a çıkamayanlar hakkında gerekli tutanakları hazırlayarak bölge veya acentalar sorumluluğuna teslim etmek,
-Vefat edenlerin iş ve işlemlerinin takibini yaparak, sonucundan bölge veya acentalar sorumluluğuna bilgi vermek,
-Hac İdare Merkezinin talimatı dışında, kafile görevlilerinin yolculardan para toplamasına mani olmak,
-Talimatlara uymaları, can ve mal emniyetine dikkat etmeleri hususunda yolcuları bilgilendirmek,
-Kafilesinden herhangi bir sebeple ayrı kalan yolcular hakkında yetkili mercilere bilgi vermek ve pasaport, bilet gibi belgeleri teslim etmek,
-Mekke ve Medine'de yolcuların kaldığı bina ve oteller ile Arafat ve Mina’daki çadırlarda organizasyona dahil olmayan kişilerin kalmasına müsaade etmemek,
-Kafile görevlilerinin görevlerini, usulüne uygun olarak yerine getirmelerini sağlamak,
-Konakladıkları otel ve binalarda, din görevlilerince tutulacak nöbet çizelgesini hazırlamak ve bunun uygulanmasını sağlamak,
-Kafilesindeki kadın irşat görevlisinin otel lobisinde dini rehberlik ve fetva nöbeti tutmasını, belirli aralıklarla kafiledeki kadınlara yönelik irşat ve eğitim hizmeti sunmasını sağlamak,
-Fetva ve irşat ekip başkanlığınca görev verilmesi halinde irşat programlarına katılmak,
-Yolcuları, hurma ve diğer hediyelik eşyaları Diyanet Kargo ile gönderebilecekleri hususunda bilgilendirmek,
-Meşair intikalleri için yolculara verilen kumanyanın düzenli bir şekilde dağıtılmasını sağlamak,
-Acentalarda görevli kafile başkanları için ayrıca hac organizasyonun Başkanlıkça belirlenen usullere uygun olarak yürütülmesini teminen gerekli koordinasyon ve işbirliğini sağlamak; çözemediği problemleri acentalar sorumluluğuna bilgi vermek,
-Yürütülen hizmetler hakkında düzenleyeceği faaliyet raporu ile kafile görevlileri hakkında dolduracağı değerlendirme formunu görev dönüşü en geç 30 gün içerisinde Genel Müdürlüğe takdim etmek,
-Kendisine grup verilmesi halinde grubuyla ilgili iş ve işlemleri yapmak.